Upprättande av genomförandeplaner

Samtliga deltagande kommuner uppger att upprättandet av genomförandeplaner är svårt för den brukarnära personalen. Det framkommer att det förekommer diskussioner kring varför och för vem de skrivs. Upplevelsen är att de många gånger görs främst för att hålla ryggen fri. Social dokumentation är ett ständigt pågående utvecklingsområde inom alla omsorgsverksamheter. En av respondenterna uppger att ”Genomförandeplanen är det svåraste dokumentet att skriva inom omsorgen och då skall det utföras av en yrkesgrupp som inte valt ett administrativt arbete.” Initierad personal (chefsställning samt metodutvecklare) bedömer tillsammans att endast 10-15% av den brukarnära personalen klarar av att självständigt upprätta en genomförandeplan med de krav på innehåll och arbetsbeskrivning som skall ingå samt att den ska vara möjlig att följa upp. Bedömningen är att andelen är ännu lägre efter att IBIC införts. Flera respondenter hävdade dock at denna uppskattning är för låg.

I IBIC metodiken finns ingen mall eller förslag till hur en genomförandeplan skall utformas. Genomförandeplaner skall dock skrivas med det språkbruk som IBIC använder sig av. Det innebär att utförarens brukarnära personal får beslut som är skrivna med ett svårt språkbruk och de ska sedan även själva använda det. Utförarnas brukarnära personal behöver förstå alla livsområden för att tolka behov och kunna omsätta det i text enligt IBIC. Detta är utmanande och det saknas stöd i dokumentation för utförarna. De stöd som finns eller är på gång upplevs som trubbiga. Kommentarer bland de intervjuade är att det är mer tekniskt svårt än tillför nytta. Innehållsmässigt är mallarna många gånger styrda till former som leverantören av verksamhetssystem tagit fram. Här lyfts att stödet till handläggare kommit betydligt längre än stödet till utförarnas brukarnära personal. I de verksamhetssystem som finns att tillgå så är processerna för att göra planerna styrda till att kopiera inställningar med mera på ett sätt som inte är användarvänligt. Samtliga tror att detta med tiden kommer att underlättas.

Flera kommentarer att dokumentationen i beslutet och genomförandeplanen ska återspegla varandra och gå att jämföra men konstaterar samtidigt att få har nytta av den jämförelsen om innehållet är kopierat från handläggarens beslut som i sin tur är format enligt fastslagna rutiner enligt former som verksamhetssystem gett snarare än det ger en bild av verkligheten.
Med strukturerad information och fasta svarsalternativ ska dokumentationen kunna återanvändas för verksamhetsuppföljning. Men vad är värdet av dessa underlag om få vet hur de skall fyllas i eller de är kopierade. I flera kommuner lär sig utförarna (den brukarnära personalen) att forma planerna med livsområden genom att kopiera förvalda alternativ till genomförandeplaner utan möjlighet till fritext. Vilken statistik har då samlat in och vems behov tillgodoses av en sådan hantering?

Genomförandeplanerna i förfrågningsunderlagen

I förfrågningsunderlag är det vanligt att tid för arbetet med genomförandeplanen reduceras till att ersättas med en till två timmar för nya brukare och en timme för uppdatering. Låt oss titta på rimligheten i det:

Om vi gör en förenklad uppspaltning så skulle det kunna se ut såhär:

• 30 minuter förberedelser, läsa beslut
• 15 min transport till brukare
• 90 min möte och samtal med brukare och eventuellt anhöriga
• 15 minuter transport tillbaka till kontoret
• 90min upprättande av genomförandeplan (ofta tillsammans med metodutvecklare)
• 30 min övrig tid till att samtala med brukaren. Ett flertal kommuner väljer att hantera genomförandeplanen med en underskrift

Sammantaget blir detta 4,5 timmar för utförarens brukarnära personal samt 90 minuter för metodutvecklare. Ovanstående tidsåtgång är troligen i underkant och skall ofta göras när verksamheter tillåter vilket gör att det sker uppdelat på flera tillfällen. Samtliga deltagande kommuner uppger att arbetet med genomförandeplaner inte ersätts i förfrågningsunderlag med för uppgiften en skälig ersättning. Ersättning saknas även för att läsa beslut varför detta sällan görs.

Att betrakta arbetet med genomförandeplaner som kringtid är inte rimligt med tanke på dess betydelse men det görs ändå ofta. Effekten är lätt att räkna ut, genomförandeplanernas kvalitet hinner inte säkerställas.

Utbildning i upprättande av genomförandeplaner

I tidigare kapitel konstateras komplexiteten i att utforma en genomförandeplan. De olika yrkesrollernas förutsättningar har också beskrivits. Konstaterandet var följande:

Utförare, den brukarnära personalen:

• Är omsorgsfokuserade och vill ofta arbeta praktiskt med omsorgen
• Drar sig för läs- och pappersarbete
• Läser inte alltid beslut
• Stor variation i att bemästra språk och dokumentation
• Skall hantera IBIC och myndighetsspråk men även ha förståelse för processen
• Saknar praktiska förutsättningar i form av dator och skrivbord
• Svårt att hitta tiden att lära sig samt skriva genomförandeplanerna
• Prioriterar hellre tid i omsorg än dokumentation
• Ej omvärldsorienterade i för uppgiften viktiga områden
• Ska nu skriva genomförandeplaner och ta dokumenterade beslut

Chefen:

• Har såväl budget- som arbetsmiljö- och personalansvar och hög arbetsbelastning.
• Stor utmaning att kontinuerligt utbilda ny och befintlig personal att dokumentera enligt lag, anvisningar och krav
• Ytterst ansvarig för dokumentation och genomförandeplanen
• Ej tillräckliga kunskaper i IBIC och vad införande innebär. Kräver att man förstår och är insatt i arbetet med att göra beslut om insatser
• Saknar förutsättningar och kompetens för att handleda i dokumentation
• Beroende av metodutvecklare eller annat chefsstöd som i ekonomisk åtstramning inte prioriteras

Slutsatsen är att det är komplext att upprätta en genomförandeplan och att utbildning därför är viktig. Låt oss därför studera förutsättningarna för att bedriva kunskapshöjande utbildning med den brukarnära personalen. Utförarna har små möjligheter att utbilda sin personal. De ersätts sällan i förfrågningsunderlag för sådana satsningar. Förutsättningen är att arbetsgruppen har personalmöten 8-9 gånger per år, då de som kan samlas i cirka 90 minuter.

Denna tid används för gemensamma frågor, arbetsmiljöfrågor med mera. Tid för att informera och utbilda om IBIC, ge uppdatering om välfärdsteknik samt omvärldsorientering kan inte prioriteras i relation till arbetsmiljöfrågor med mera och hinns av naturliga skäl inte.

De intervjuade kommunrepresentanterna reflekterar också kring hur kommuner valt att utbilda i IBIC. Det upplevs svårt att hitta en tydlig struktur och ambitionsnivå och upplevelsen är att utbildningen snarare blir en utbildning i förhållningssätt och bemötande än IBIC som metod och den process som brukaren genomgår i IBIC som process. Det är helt enkelt för svårt att utbilda på den korta tid som finns att tillgå.

Behoven är dock stora och kraven på social dokumentation är stort vilket får till följd att kommuner för några år sedan anställde metodutvecklare för att utbilda personal i social dokumentation och upprättande av genomförandeplaner. Vid intervjuer i flera kommuner framkom att metodutvecklarna arbetat 2-3 år och anser sig kommit halvvägs och påpekar att en stor anledning till detta är den stora personalomsättningen och bristen på kunskap i social dokumentation. Metodutvecklare blir i praktiken en ny yrkesgrupp som tolkar beslut och hjälper den brukarnära personalen att upprätt genomförandeplanen. Detta har även blivit en förutsättning för chefer som då delegerat kvalitetsansvaret. Metodutvecklare är dock en utsatt tjänst som vid ekonomiska svåra tider inte sällan dras in.

Kommunrepresentanter upplever också att det finns en förvirring i arbetet med genomförandeplaner. Både på vad som är krav och vad som förväntas gällande genomförandeplanens innehåll och omfattning. Vad är syftet med genomförandeplanen? Hur omfattande bör genomförandeplanen vara? Dessa frågor lyfts fram som osäkerhetsfaktorer av flera responderande kommuner. Tidigare beskrev genomförandeplanen ett hur det vill säga på vilket sätt hjälpen ska ges till brukaren utifrån beslutet. Genomförandeplanen användes då ofta som underlag för att vikarier skulle veta vad de förväntas göra och hjälpa till med. Idag skrivs ofta både genomförandeplan och en arbetsbeskrivning vilket ses som dubbelarbete.

Slutsatser om genomförandeplaner

Utförare av omsorg har i sin vardag stor variation av såväl uppgifter, händelser att hantera och har flera förordningar och lokala krav att förhålla sig till. När utförarna ska upprätta genomförandeplaner i denna komplexa situation riskerar de att det antingen bli önskelistor eller en spegling av vilka insatser utförarna vill erbjuda. Utförarnas brukarnära personal har svårt att hinna upprätta genomförandeplaner av god kvalitet. Här finns en stor källa till oro och en upplevelse av att kraven är en utopi.

Om handläggaren inte styr på vilket sätt insatsen skall tillgodoses och därmed innehållet i genomförandeplanen så är frågan om inte en dator kan besluta om den tid som finns att tillgå. Om det är först i genomförandeplanen som de beviljade insatserna definieras så får detta flera konsekvenser. Handläggarens roll urholkas. Brukaren har inte möjlighet att överklaga en genomförandeplan likt ett juridiskt bindande beslut. Hur ska kommunen kvalitetsgranska omsorgen, då genomförandeplanerna är format som en överenskommelse mellan brukare och utförare? Gynnar det god vård och är det ens möjligt att i efterhand förändra dokumenterade och redan överenskomna beslut med brukaren? Vilka effekter kommer det få?

Om en utförare har utfört insatser som enligt handläggaren inte ligger i beslutets riktning kan då dessa avslutas om det innebär en förändring för brukaren som denne ej önskar?
Hur ska det hanteras om insatser upprättas i genomförandeplan av utföraren och denne inte tagit det mest fördelaktiga beslutet utifrån brukarens behov, kommunala riktlinjer eller ekonomi? Frågetecknen är många.