Aktualisera
Vid aktualisering kan en brukaranpassad process inom socialtjänsten påbörjas. Enligt Socialstyrelsen så hanterar inte IBIC processteget Aktualisera. I den dagliga verksamheten så hanterar handläggare inkommen ansökan eller begäran. Det är en fördel att göra detta genom att identifiera vilka livsområden som är aktuella för att på så sätt få en uppfattning om omfattning och tillvägagångssätt för den efterföljande utredningen. IBIC använder sig då av begreppet informerande samtal när information delges om socialtjänsten, det synliggörs vilka livsområden som är aktuella för utredning och utredningens genomförande och omfattning planeras tillsammans med brukaren. Det informerande samtalet i Aktualisera steget ger även underlag för utredningen. Det informerande samtalet kan således göra att utredningens omfattning minskar eller ökar. Resultatet av det informerade samtalet blir de förtydligande frågeställningar som utredningen ska utgå ifrån. Brukarens specificerade livsområden som ingår i den förtydligande frågeställningen är den röda tråden i processen och hanteras i de kommande processtegen enligt det systematiska arbetssättet i IBIC. Inom steget Aktualisera är det viktigt att tidigt klargöra frågan om samtycke från brukaren för att inhämta information från andra.
Utreda
Vid utredning inhämtar handläggaren på olika sätt information. Brukarens egen beskrivning av situationen är i fokus men kan behöva kompletteras. Utredning får ej vara mer omfattande än vad som är motiverat. Handläggaren inhämtar information kring brukarens genomförande och engagemang inom de aktuella livsområdena eller delar av dem. Handläggaren ser över och gör en bedömning på relaterade faktorer, vad som hindrar eller underlättar för brukaren i det dagliga livet. Brukarens beskrivning av sitt genomförande av handlingar, uppgifter och engagemang i olika livsområden kallas för individens uppfattning om sitt funktionstillstånd. Handläggaren behöver få fram vad brukaren har för resurser, vad den klarar av själv samt vilka svårigheter som finns i aktiviteten eller delaktigheten men också vad som är viktigt för brukaren. Saker av vikt dokumenteras under aktuellt livsområde. Brukarens beskrivning av eventuella nedsättningar i kroppsfunktion eller avvikelser i kroppsstrukturen samt betydelsefulla personfaktorer och vad som är av särskild vikt för brukaren inhämtas. I IBIC behöver handläggaren även ta reda på önskat hälsotillstånd, dvs målet, även benämnt avsett funktionstillstånd. Handläggaren inhämtar efter samtycke uppgifter från andra såväl anhöriga som professionella. Handläggaren gör en analys och bedömning av information som inhämtats samt lägger till egna iakttagelser för att beskriva och bedöma det aktuella funktionstillståndet och det avsedda funktionstillståndet. Brukaren kan ha svårt att beskriva sin livssituation eller överskatta respektive underskatta egen förmåga. Därför är det viktigt att utredningen tydligt visar när brukaren och handläggarens bedömda funktionstillstånd skiljer sig. De livsområden där brukaren vill behålla nuvarande aktuella funktionstillstånd så bedöms det vara detsamma som det avsedda funktionstillståndet.
Figur 9: Omsorgens roll är att hjälpa brukaren att uppnå det avsedda funktions-/hälsotillståndet
De hjälpmedel som brukaren använder skall tas i beaktande när bedömning av brukarens engagemang och genomförande görs inom olika livsområden. Även pågående insats kan vara aktuellt att ta med i bedömning, beroende på vad de omfattar. Vad handläggaren väger in i bedömningen skall tydligt framgå då detta är av vikt för såväl, uppdrag till utförare som uppföljningen. Datum för när målet skall uppnås samt skall följas upp är av vikt. Efter bedömning av aktuellt samt avsett funktionstillstånd görs bedömning av hur brukarens behov kan tillgodoses utifrån aktuella livsområden. Brukarens inriktning på behov av hjälp uttrycks även för insatserna. Även förslag på övergripande mål tas fram i dialog med brukaren. Handläggaren säkerställer efter bedömning av behoven att insatser som brukaren ansökt om eller begärt täcker de behov som har synliggjort i utredningen. En insats kan täcka behov i flera livsområden men det kan även vara så att flera insatser kan behövas för att möta brukarens behov i ett livsområde.
Besluta
Enligt Socialstyrelsen så hanterar inte IBIC processteget Besluta. IBIC hanterar heller inte vad som är skälig levnadsnivå eller goda levnadsvillkor men resultatet av bedömningen kan dokumenteras strukturerat. IBIC ger inte heller förslag på hur beslut kan formuleras. Handläggaren gör en prövning av vilken information som skall lämnas ut till utföraren och anpassar beslutet till ett uppdrag. Lokala krav reglerar ofta även hur uppdraget till utförare ska utformas. Det hanteras därför inte primärt av IBIC men bör ändå beskrivas med stöd av IBIC, för att det ska gå att genomföra en relevant uppföljning i enlighet med IBIC.
Beslut kan endast ges på insatser som brukaren önskar ta emot men det är viktig för handläggaren att dokumentera erbjudandet, oavsett brukarens önskan att ta emot stödet eller inte. Beslut om avslag eller avgränsning i beslut skall dokumenteras med motivering.
Utforma uppdrag
Processteget Utforma uppdrag är i processmodellen för välfärdsteknik uppdelat i två steg, Individanpassning och Introduktion, där utgångspunkten är att insatsen vid utformandet av uppdraget ska individanpassas för att möjliggöra det utsatta målet. I nästa steg ska insatsen introduceras och rutiner ska säkerställas med alla inblandade, där till exempel anhöriga också kan spela en viktig roll.
Utföraren skall i sin planering utgå från inkommit uppdrag (innehållande bland annat uppgifter om brukarens bedömda och avsedda funktionstillstånd, hur behovet kan tillgodoses, det vill säga inriktningen för stödet samt de övergripande mål som är aktuella för de livsområden som ska tillgodoses med insatser). Detta ska översättas till relevanta insatser som ska genomföras med lämpliga arbetssätt och rätt kompetens. Detta görs enligt IBIC av utförarens brukarnära personal i samband med att de upprättar en genomförandeplan i samråd med brukaren. Utförarna ska då ta hänsyn till brukarens självbestämmanderätt och integritet när de beskriver hur insatsen skall genomföras. Ofta behöver mål brytas ner till delmål. Det finns i IBIC ingen mall eller förslag till hur en genomförandeplan skall utformas, för att återspegla beslutet eller hur det avsedda funktionstillståndet ska uppnås. I Socialstyrelsens vägledning står dock en beskrivning av vad som förväntas. Detta kommenteras i sin helhet i kapitlet om genomförandeplaner. Kortfattat ska utförarens val av arbetssätt vid utformandet och genomförandet av uppdraget bygga på kunskap om systematiskt arbetssätt, olika behovsteorier, vad som stärker brukares hälsa och välbefinnande men även arbetssätt som stärker brukarens egna resurser och delaktighet.
Ovanstående skall dokumenteras för att möjliggöra att följa upp vilka arbetssätt och metoder som används för att stärka brukarens resurser. Utföraren förväntas regelbundet följa upp planeringen av genomförandet samt revidera genomförandeplanen. Det är även viktigt att utföraren säkerställer att planerad insats utförs samt dokumenterar anledning om så inte sker samt när detta förväntas åtgärdas. Detta är viktigt för handläggarens uppföljning samt för att kunna mäta kvalitén.
Genomföra uppdrag
Processteget Genomföra uppdrag är även det uppdelat i två steg. Utgångspunkten är att brukaren vid användande av välfärdsteknik nyttjar funktionen självständigt och kopplat till detta sker troligtvis ett antal händelser som måste hanteras av den brukarnära personalen eller anhöriga. Processteget har därför delats i Användning och Händelser, där händelser vid användande av till exempel trygghetslarm är att brukaren larmar och efterfrågar hjälp i en uppkommen situation.
Utföraren skall planera och genomföra insatser samt följa upp att detta sker enligt beslutet, genomförandeplanen och brukarens behov. Detta skall ske i samspel med brukaren och kan innebära att genomförandeplanen ändras. I genomförandeplanen kan det avsedda funktionstillståndet behöva brytas ner till delmål om så är fallet bör datum för uppfyllelse planeras samt uppföljning. Utföraren kan behöva ändra sina arbetssätt, metoder eller samverka med omgivande resurser för att nå målet. Genom ökad kännedom om brukaren och dennes behov kan det framkomma behov av ökat eller minskat stöd inom olika livsområden.
En förändring i behovsbilden och därmed i mängden eller utformningen av insatser behöver inte föranleda ett nytt uppdrag utan förändring kan ske inom ramen för beslutat uppdrag. Detta sker efter dialog mellan handläggare och brukare. Händelser som medfört att insatsen helt eller delvis inte kunnat utföras skall dokumenteras.
Följa upp
Kommunens nämnd har en skyldighet att säkerställa att brukaren får beviljade insatser utförda med god kvalitet. Detta uppdrag delegeras till handläggaren. Handläggaren genomför uppföljningssamtal med brukaren där brukaren får möjlighet att påverka och framföra sina åsikter kring sin situation. Brukarens livssituation och behov av stöd avgör hur ofta uppföljning behöver ske och uppföljningens omfattning kan variera.
Brukarens aktuella situation och funktionstillstånd är den viktigaste informationen för handläggaren men detta kan behöva kompletteras med information från andra. Handläggaren skall då inhämta samtycke. Handläggaren gör också egna iakttagelser. Genom systematiskt arbete följs det upp hur brukarens situation har förändrats. Detta görs genom att brukarens behov, resurser och mål följs upp men även brukarens uppfattning av insatsens kvalitet samt upplevelse av livskvalitet. Detta kan leda till såväl ny ansökan om bistånd eller en omprövning. Om handläggaren får nya uppgifter till sig under pågående verkställighet skall dessa delges brukaren för att få dennes synpunkter. Handläggaren utreder om den nya informationen kan omfattas av tidigare beslut. Uppdraget till utförare ändras eller kompletteras efter detta. Omprövning används när handläggarens beslut är uppenbart oriktigt med anledning av nya omständigheter eller annan anledning. Handläggaren skall då ändra beslutet och det ska ske snabbt, enkelt och utan att det är till nackdel för någon enskild part. Vid uppföljning och bedömning av resultat och kvalitet är det viktigt att uppföljning görs med samma förutsättningar som rådde då beslutet togs. Det bör även regelbundet göras uppföljning av brukarens uppfattning om insatsens kvalitet.
Uppdrag till utförare regleras av lokala krav, villkor samt rutiner, dessa hanteras ej av IBIC men kan beskrivas av strukturerad dokumentation. Handläggaren ska följa upp hur väl insatsen är genomförd i relation till beslut, uppdrag och aktuell planering. IBIC har inte förslag på struktur och underlag för insamling samt dokumentation av kvalitet för utförarnas insatser eller på hur insatser har utförts. IBIC lämnar inte heller vägledning för inhämtning av brukarens upplevelse av den givna insatsen.
